Wanneer de klacht een federale, gewestelijke, gemeenschaps- of lokale administratieve overheid betreft die krachtens een wettelijke regeling over een eigen ombudsman beschikt, wordt de klacht systematisch en zonder formaliteiten doorgestuurd en als een doorzending in de statistieken geregistreerd. Klachten over andere instanties zijn onontvankelijk (ook al wordt het dossier wel opgestuurd naar een klachten- of ombudsdienst).